Gestione del tempo e dello stress: gli strumenti must have

Chiariamo subito una cosa: chi fa impresa o chi ha ruoli di responsabilità dovrà sempre fare i conti con lo stress. Il motivo? È un nostro alleato: ci fornisce la giusta dose di adrenalina per andare avanti, ma se lo vediamo come un nemico, ci ammaleremo presto; se lo sentiamo incombere su di noi, smetteremo di divertirci.

Facciamocene una ragione: lo stress è una presenza costante, soprattutto nel mercato moderno, sempre più veloce, mutevole e imprevedibile.

Quindi: stress sì, morire no! Ma qual è l’alchimia o la pozione magica che ci permetterà di gestire lo stress?

Molto semplice da dire, un po’ più difficile da mettere in pratica, ma ci sono degli strumenti che ci consentono di gestire lo stress: dei veri e propri must have per ottimizzare l’organizzazione e pianificazione.

Pianificazione giornaliera

La pianificazione giornaliera è una delle basi di qualsiasi strumento di gestione del tempo e organizzazione. Non è poi così difficile come potrebbe sembrare a prima vista: basta organizzarsi con una check-list a spunta e uno slot di tempo ben definito in cui svolgere le attività strategiche. 

Da non dimenticare anche un buon sistema di monitoraggio del tempo: oggi ne esistono a decine e, in quasi tutti i corsi di time management e leadership, vengono raccontati e messi in evidenza.

Io, personalmente, per pianificare e gestire al meglio le mie attività, uso la matrice di Eisenhower. Ne hai mai sentito parlare? In pratica, si tratta di un sistema di gestione e organizzazione del tempo basato su quattro quadranti, in cui allocare le nostre attività per lavorare sulle cose importanti, ma non urgenti, che ci permetteranno di ridurre le crisi e impedire di farci travolgere dagli eventi.

In questo articolo, non mi dilungherò troppo a raccontarti ogni dettaglio della matrice: se vuoi approfondire, puoi fare una semplice ricerca online o scrivermi direttamente all’indirizzo [email protected] per un confronto diretto più esaustivo.

Tornando a noi: la pianificazione giornaliera ci aiuta a non essere sommersi dalle urgenze, perché rientra in un piano di organizzazione più ampio in cui un manager lavora per ridurre le crisi (mai evitabili del tutto, purtroppo).

Pertanto, Il tempo si può dominare soltanto se ci dotiamo degli strumenti idonei per farlo e, soprattutto, se dimostriamo: 

• disciplina e rigore;
• rispetto del tempo altrui;
• attenzione al time management.

Delegare e dire di no, quando serve

Delega: quella parola leggendaria che leggiamo nei libri ma che nessuno ha mai visto realmente. È una mera leggenda o esiste davvero nella realtà fattuale?

La delega esiste – eccome se esiste! – ed è un alleato importantissimo per l’organizzazione e gestione del tempo. C’è solo un problema da tenere in conto: non è sempre così semplice da realizzare nella pratica. 

Delegare significa passare a un’altra persona delle mansioni che attualmente sto gestendo io lasciandole l’autonomia, affinché io possa dedicarmi a qualcos’altro.

Ma perché, allora, spesso non funziona? Semplice: non vengono applicati correttamente i 3 presupposti essenziali della delega. Se ne manca anche uno solo, la delega non è completa, e quindi è inefficace. Vediamoli nel dettaglio:

• Assunzione di responsabilità da parte di chi deve ricoprire il nuovo ruolo o mansione: significa che io, se voglio che mi sia delegato qualcosa, devo assumermi la responsabilità di portare i risultati del ruolo senza avere ancora il completo potere decisionale. Può non piacere, ma è così.
• Strumenti. Se devo delegare a un’altra persona, devo fornirle gli strumenti per poter acquisire le competenze che le mancano. È compito mio farlo ed è responsabilità della persona che avrà la delega applicarsi per migliorare le proprie competenze e acquisire le skill necessarie al nuovo ruolo. Gli strumenti includono la formazione, l’affiancamento, i corsi e tutto quello che serve per fornire competenze nuove.
• Potere decisionale. Questo è il tasto più dolente, soprattutto per i piccoli e medi imprenditori come me: ci sarà un momento in cui, grazie agli strumenti forniti e ai risultati portati, la persona sarà in grado di ricoprire il ruolo. In quel momento, bisogna “dargli le chiavi” del potere decisionale. Non siamo più noi a decidere: bisogna accettare cose che noi non avremmo fatto o che non ci piacciono al 100%. Attenzione: non significa mettere l’azienda in mano di qualcun altro. Significa però che, se negli strumenti abbiamo fornito anche l’attitudine al report periodico, al confronto e ai paletti entro i quali la persona ha la sua autonomia, noi ci dobbiamo fidare e fare un passo di lato. 

Ecco, se questi tre punti sono soddisfatti, potremo dire di aver delegato qualcosa a qualcuno; diversamente no.

Ma per poter gestire al meglio il tempo e lo stress, oltre alla delega, c’è anche un’altra parolina magica che dobbiamo imparare a dire: NO.

Non dobbiamo e non possiamo essere sempre disponibili; non possiamo e non dobbiamo dire sempre di sì a tutti, con il rischio magari di deluderli.

A volte un “no” è terapeutico, aiuta le persone ad arrangiarsi e a crescere, perché ci fa riflettere: se diciamo sempre di sì, le persone non si faranno la punta al cervello, ma verranno sempre da noi come se fossimo la loro coperta di Linus a farsi risolvere i problemi.

Concentrazione e zero distrazioni

Concentrazione e zero distrazioni: è questo il trucco segreto per evitare di cadere nella “sindrome del colibrì” che ci fa iniziare innumerevoli attività nello stesso tempo, con una buona probabilità di farle male tutte.

Sfatiamo una leggenda metropolitana: l’essere umano, per sua natura, non è multitasking. Nemmeno le donne, anche se sono spesso molto più in gamba di noi maschietti in termini di organizzazione e pianificazione.

Ecco la regola che mi sono imposto per avere la massima concentrazione e zero distrazioni: “fai quello che stai facendo, mentre lo stai facendo”.

In pratica, quando iniziamo un’attività che richiede attenzione, spegniamo il telefonino, silenziamo le mail e concentriamoci solo e soltanto su quello che stiamo facendo. 

Molto spesso, vedo persone interrompersi per rispondere a una mail, a una telefonata, per leggere un messaggio: in termini di management è un suicidio, altro che concentrazione e zero distrazioni!

Se ci interrompiamo mentre lavoriamo, servono almeno 10-15 minuti per ritrovare la concentrazione. Non ci credi? Prova a misurarti: vedrai che è così!

Ti faccio un esempio pratico: quattro interruzioni equivalgono a un’ora in più per finire il lavoro. E se poi durante la giornata ci facciamo distrarre spesso, è facile perché, a volte, abbiamo la sensazione di essere come i criceti nella ruota che corrono, corrono, corrono, ma in realtà non vanno da nessuna parte.

Ma come comportarsi in caso di urgenze inderogabili o emergenze impellenti? 

Per avere concentrazione e zero distrazioni, basta applicare il corollario della regola di cui ti ho parlato prima: “Non c’è niente, o quasi niente, che non possa essere posticipato di un’ora o due”. Riflettici: è così.

Per questo, il vero must have per gestire il tempo è lo stress.

Non è complicato da avere, è solo difficile metterlo in pratica, perché richiede un radicale cambio di mentalità sul tema del tempo. 

Si può e si deve fare: oggi più che mai gestire al meglio il tempo e lo stress è una delle competenze fondamentali per qualsiasi imprenditore o responsabile di gruppi di lavoro.

Cosa ne pensi? Anche tu sei d’accordo con me?